Management Summary
"Eine Informationsquelle für alle, Förderung der Kommunikation, Unterstützung der internen Abläufe, erhöhte Identifikation mit dem Unternehmen”. Dies waren die klaren Zielvorgaben an das Intranet bei der Concordia Versicherungsgruppe. Insbesondere sollte eine immer unüberschaubarer werdende Anzahl von Informationsquellen durch ein modernes und effizientes System abgelöst werden. Heute hat sich das Intranet bei allen Mitarbeitern als tägliche Quelle für News und Services aus dem gesamten Unternehmen etabliert.
In Zusammenarbeit mit der Dortmunder Agentur Standpunkt Interaktiv GmbH realisierte die Concordia Versicherungsgruppe ein umfassendes Online-Konzept zur Neuausrichtung der Mitarbeiterkommunikation auf der Grundlage der Content Management Plattform CONTENS.
Ausgangslage
Bevor das Concordia-Intranet in Betrieb genommen wurde, gab es im Unternehmen eine Vielzahl von öffentlichen Ordnern auf der Basis von MS-Exchange. Die Nutzung dieser Ordner, die im Laufe der Zeit ständig angewachsen sind, war meist sehr zeitaufwändig. Darüber hinaus lagen viele Informationen redundant in Papierform vor, was einen Aktualitätsabgleich schwierig gestaltete. Daneben gab es unterschiedliche Verteiler und eine Vielzahl von Regelungen für die internen Informationsprozesse.
Das Ziel bestand darin, die Abteilungen in die Lage zu versetzen, die Mitarbeiterinformationen auf Basis des Content Management Systems CONTENS einheitlich redaktionell erstellen und pflegen zu können. Ebenso sollte die Schnelligkeit und die Effizienz der internen Kommunikation nachhaltig verbessert werden.
Lösung
Im Vorfeld der Umsetzung führte die auf integrierte Online-Kommunikation spezialisierte Agentur Standpunkt Interaktiv vier aufeinander aufbauende Maßnahmen durch:
- Entwicklung eines einheitlichen Konzeptes zur Strukturierung der Intranetseiten und der technischen Umsetzung der Inhalte
- Erstellung eines Leitbildes für die redaktionelle Betreuung
- Gestaltung eines klaren und benutzer-freundlichen Screendesigns
- Umsetzung der Intranetseiten
Zunächst wurden alle relevanten Dokumente in die CONTENS-Datenbank portiert. Das inhaltliche Spektrum reicht dabei von aktuellen Unternehmensnachrichten über Informationen zu Versicherungsprodukten bis hin zum persönlichen Austausch über eine Art "Schwarzes Brett". Im Anschluss daran wurde die neue Seitenstruktur des Intranets aufgebaut, die neuen Seiten angelegt und diese sukzessive mit Inhalten gefüllt. Durch eine Reihe von hilfreichen Funktionen zur Seitenerzeugung lassen sich auch umfangreiche Online-Projekte mit CONTENS einfach und schnell per Mausklick umsetzen.
Für individuelle Anforderungen bietet die Content Management Lösung von CONTENS flexible Erweiterungsmöglichkeiten. So lassen sich beispielsweise eigenentwickelte Applikationen oder Applikationen von Drittanbietern einfach integrieren und direkt über CONTENS administrieren. Im Rahmen des Concordia Intranets wurden unter anderem folgende Anwendungen integriert:
- Urlaubs-Workflow: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können mit dieser integrierten Anwendung papierlos und auf einfache Weise ihren Urlaub beantragen; Vorgesetzte können diese Urlaubsanträge online weiterbearbeiten.
- Dienstreisen-Workflow: Die Buchung von Geschäftsreisen erfolgt durch diese Applikation deutlich einfacher und schneller.
- Veranstaltungs-Workflow: Die Planung und Organisation von internen Veranstaltungen lässt sich mit diesem Workflow erheblich optimieren.
- Intranet Telefonbuch: Schneller und einheitlicher Zugriff auf die Kontaktdaten aller Kolleginnen und Kollegen
Nach der erfolgreichen Einführung im Intranet der Concordia wurde auch das Internetangebot auf Basis von CONTENS neu gestaltet.